Para qualquer tipo de negócio uma boa comunicação é fundamental. Ela possibilita relações mais saudáveis no ambiente de trabalho e entregas mais eficientes, com menos chances de erros.
Na logística, a importância da comunicação eficaz é ainda mais evidente uma vez que processos de diferentes setores estão conectados. Confira no nosso artigo a importância da comunicação eficaz na logística e quais são suas características, vem com a gente!
Qual a importância da comunicação eficaz para a logística?
Mesmo com sistemas modernos de gestão e com tecnologias que otimizam o trabalho, sem uma boa comunicação, há gargalos que podem impactar na produtividade. Uma comunicação eficaz e eficiente possibilita:
- um ambiente de trabalho mais saudável;
- relações de respeito entre equipes e setores;
- produtividade na execução de atividades;
- alinhamento de expectativas;
- resultados mais coerentes com o planejado;
- diminuição de erros e má utilização de recursos;
- clientes e parceiros mais satisfeitos.
A importância da comunicação eficaz é evitar os prejuízos que surgem a partir disso. Os impactos de não cuidar desses pontos podem ser até financeiros.
No setor logístico, a troca de informações é crucial para que a operação funcione. Para que ocorram sem atrasos e de maneira ágil, não há outra forma senão explorar ao máximo a comunicação.
O time comercial precisa saber se a mercadoria já chegou. O financeiro precisa de dados para validar faturamentos e outras questões.
O cliente, por sua vez, precisa saber sobre o produto que espera receber. Desse modo, é fundamental que haja um alinhamento de toda a equipe. A melhor solução para isso é uma comunicação eficaz e eficiente.
Quais as características de uma comunicação eficaz na logística?
Para uma boa coordenação entre as equipes é necessário que haja um alinhamento com todo o time. Veja algumas características que contribuem para isso e mostram a importância da comunicação eficaz:
Deve ser feito por escrito
A comunicação escrita formaliza o que foi dito e pode ser acessado em qualquer situação de dúvida. Além disso, é a forma mais comum de se comunicar dentro das empresas. Ela também minimiza possíveis interpretações erradas e ainda integra as equipes, já que num e-mail, por exemplo, você pode colocar vários destinatários numa única mensagem.
Deve seguir a regra dos 3 C´s
Mensagem clara, concisa e consistente. Esses são os 3 C´s que contribuem para a comunicação eficaz na logística. A clareza contribui para a interpretação correta do que é dito. Já a concisão evita rodeios e faz com que a mensagem seja breve e completa. E por último, a consistência contribui para que o receptor compreenda a mensagem independente de seu formato.
Deve ser enviado aos destinatários certos
Na logística, o tempo é primordial. Ao enviar a mensagem para os destinatários corretos, evita-se perda de prazo e direcionamento incorreto do conteúdo. Muitas vezes as informações são perdidas e isso atrapalha a comunicação eficiente.
Deve transmitir urgência de maneira adequada
Priorizar as tarefas, ainda mais num setor tão ativo como a logística, é fundamental. Por isso, a comunicação deve transmitir a urgência de maneira adequada.
Se toda mensagem for urgente, elas não receberão a atenção adequada. Ao enviar sua mensagem marque apenas as tarefas urgentes como prioridade.
Deve fornecer cronogramas claros
Mencione os prazos e datas que são relevantes. Este é um ponto importante na comunicação já que o receptor terá informações em mãos para evitar possíveis atrasos.
Deve ser transparente e confiável
Como falamos no início, a comunicação eficaz e eficiente contribui para um ambiente de trabalho saudável. Por isso, evite conflitos com uma comunicação clara e transparente. Desse modo a informação torna-se confiável e flui de uma melhor maneira.
Deve ser feita em tempo real
A logística necessita de uma troca de informação rápida. Informações como mudança de taxas, pedidos de clientes, orçamentos ou planejamento de cargas precisam ser verificadas e respondidas rapidamente.
Como ter uma comunicação eficiente na logística? Incentive a interação entre os setores
Não adianta falar em comunicação se a própria organização não valoriza e vive isso como cultura. Uma informação mal compreendida ou negligenciada pode trazer prejuízos para a operação. Por isso, incentive o diálogo como prática diária entre os setores. Com eles integrados, a solução de problemas também acontece de maneira mais ágil.
Ative a colaboração com comunicação baseada em rede
Hoje as empresas de logística têm uma atuação global e a comunicação ocorre em rede. Com isso, não dá para contar apenas com uma comunicação que não tenha este viés.
Toda a cadeia de suprimentos precisa de cooperação e informação ágil. As soluções móveis e redes intranets permitem comunicação em tempo real desde o time da linha de frente até o pessoal do escritório.
Utilize um sistema de gestão
Outro ponto importante que pode contribuir com a comunicação eficaz e eficiente na sua empresa é um sistema de gerenciamento que integre setores.
Sistemas como WMS contribuem muito para uma resposta rápida. Eles automatizam processos e aumentam a produtividade. Sistemas de intranet, whatsapp, e-mail e outros também facilitam a comunicação integrada e rápida.
O dialogo eficaz e eficiente é mais um ponto que deve ser alerta quando se trata de cultura organizacional. Com isso, é simples compreender a importância da comunicação eficaz na logística.
A Loginfo valoriza a sinergia e a comunicação entre os setores e por isso investe em processos organizados com foco em pessoas e em gestão moderna. Desse modo, prevê riscos, integra setores e se adapta ao futuro que é cada vez mais potente em comunicação ágil.
