Como melhorar o processo de comunicação entre setores no terminal portuário

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O modal marítimo é uma das principais rotas de transporte do mundo. Mesmo que exista aviões, caminhões e demais locomoções que façam esse serviço, o uso de navios é fundamental principalmente para cargas pesadas, que fazem percursos de longa distância. 

Com a capacidade que esse transporte oferece, há uma variedade muito grande de tipos de mercadoria, diversos clientes, várias empresas envolvidas como armador, agente de carga, trade, despachante, entre outros, vários órgãos fiscalizadores, por essa complexidade, certamente um ponto seria afetado: a comunicação no terminal portuário. Devido a quantidade de mercadorias que os navios suportam, a entrada e saída de estoque fica ainda mais complexa, sendo necessário um acompanhamento rígido, que muitas vezes é extremamente difícil. 

Por isso, vamos mostrar como melhorar o processo de comunicação no terminal portuário para que haja sempre a atualização completa e correta das mercadorias armazenadas e movimentadas nessas áreas. Ainda, entenda quais são os maiores desafios de implementar essa conversação e quais mudanças farão toda diferença nessa relação.

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Como fica a comunicação terminal no portuário com o crescimento dos portos em meio à pandemia​

A pandemia do COVID-19 mudou completamente as relações em todo o mundo. Durante um período, as pessoas foram obrigadas a ficar em isolamento social para que o vírus não se espalhasse ainda mais. Essa realidade alterou como a sociedade se enxerga e age.

Algumas zonas portuárias ficaram durante um período retidas para que o transporte entre países não fosse feito (e não espalhasse ainda mais a doença). Porém, felizmente elas foram reabertas e o número de cargas aumentou ainda mais para surpresa de todos.

Com esse novo número, as empresas que trabalham com esse tipo de serviço precisaram redobrar a sua atenção em relação às movimentações e armazenagem de mercadorias. A comunicação no terminal portuário é fundamental neste instante e  um sistema pode ajustar toda a logística do que entra e sai no terminal.

Quais os desafios enfrentados pelos portos durante esse período?

Durante esse período, o maior desafio de quem trabalha com as cargas de navios é conseguir registrar a entrada e saída de mercadorias. Uma vez que se trata de um grande volume, são necessários inúmeros funcionários para monitorar a movimentação caso não haja um sistema próprio, centralizado, que faça esse serviço.

Para piorar ainda mais, a pandemia fez com que o número de colaboradores fosse reduzido obrigatoriamente. Com isso, houve uma falta de equilíbrio dentro dos portos, já que havia mais cargas, mas menos colaboradores.

O desafio, então, foi gerado pelo aumento da frequência desses navios em portos, mas falta de funcionários que pudessem organizar corretamente os estoques e fazer o envio da forma adequada. Durante um tempo, muitos atrasos aconteceram, levando insatisfação para o mercado.

Como melhorar a comunicação no terminal portuário?

Já que vimos essa situação acontecer, deve-se criar métodos para evitar que este problema aconteça novamente. Ou ainda, que gere uma série de dores de cabeça para uma empresa que trabalha com zonas portuárias.

Por isso, vamos mostrar aqui algumas práticas de como melhorar a comunicação no terminal portuário. Seguindo essas dicas, evita que a situação se repita ou caso aconteça novamente, que leve menos tempo para ser resolvida. Veja:

Usar ferramenta de comunicação interna

Em primeiro lugar é primordial que a empresa invista numa ferramenta que auxilie na comunicação interna entre os colaboradores. Essa é uma maneira de manter o relacionamento entre pessoas de um mesmo setor ou até mesmo com funcionários de outros setores.

É fundamental o uso de uma ferramenta de comunicação interna pois ela ajuda na rastreabilidade dos processos e mantém o histórico do que foi tratado na conversa entre os colaboradores sobre assuntos da empresa.

Sistema WMS

O sistema WMS é um software personalizado para fazer a gestão de mercadorias e analisar todas as movimentações que acontecem dentro daquele lugar. Sem a necessidade de planilhas em papel e com gestores tendo acesso em tempo real da operação, esta ferramenta permite que as informações sejam armazenadas num sistema centralizado e integrado com outras áreas.

Por isso, com um sistema que realize esse armazenamento de dados, integra todas as áreas e tenha acesso mobile, torna-se muito mais eficiente a comunicação no terminal portuário, já que a solução SAAS permite que seja acesso por meio de qualquer dispositivo e em qualquer lugar que o colaborador esteja em operação

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Gestão container

A gestão de container é outro ponto fundamental para otimizar a comunicação no terminal portuário. Por meio desse relacionamento é possível acompanhar o que está programado para entrar e sair de um pátio, além de manter atualizado em relação às informações sobre os containers.

Ou seja, essa comunicação mostra onde está o container, o que contém dentro dele, informações de lacre, avarias, além de outros dados importantes para fazer a movimentação dessa mercadoria dentro de um pátio de porto.

Portal do cliente

Sem dúvidas, o portal do cliente é outro ponto muito importante que ajuda na comunicação do terminal portuário com empresas e agentes externos. Por isso, oferecer um portal em que todas as movimentações estejam disponíveis para os clientes é essencial, além de possibilitar que eles:

  • Incluam documentos;
  • Solicitem algum serviço com o terminal;
  • Solicitem agendamentos.

E que faça tudo isso por meio de qualquer dispositivo, seja computador ou até mesmo smartphone.

Comunicação RFB

Já que falamos sobre software próprio, registro de todas as movimentações e sistema integrado e centralizado, não poderíamos deixar de citar a comunicação RFB

A Receita Federal Brasileira exige registro de todos os processos que acontecem dentro das zonas portuárias. Sendo obrigatório ter um sistema para esse serviço.

Atualmente isso é disponibilizado pelo terminal através de consultas estruturadas conforme descrito no ADE Coana / Cotec Nº 2 – 2003. Porém, é importante ressaltar que existe uma nova legislação que deve vigorar em 2021, onde os registros de movimentação serão enviados por eventos através integração via webservice.

Gerenciamento de documentação aduaneira

O transporte por navio é muito comum entre empresas estrangeiras. Vemos frequentemente negócios da China enviando cargas até mesmo pesadas para o Brasil, já que a nossa população consome demasiadamente mercadorias chinesas.

Porém, para circular dentro do país uma mercadoria ou container ainda não nacionalizado, é necessário a Declaração de Trânsito Aduaneira (DTA). Essa documentação é primordial para manter o transporte de cargas entre recintos do Brasil legalizado. Por isso, a nossa dica é, novamente, que adote um software que centralize todas essas informações.

Tracking rodoviário

Por fim, já que estamos em busca de melhoras na comunicação terminal portuário, é muito importante que o porto ou transportador tenha um sistema para que consigam acompanhar a movimentação de suas cargas, o famoso tracking rodoviário.

Por meio dessa informação, o cliente pode averiguar se haverá algum atraso, se está tudo correto com o prazo estipulado e até mesmo se houve algum problema com a sua mercadoria. Esta é uma maneira de manter o importador ou exportador à parte sobre tudo que acontece com o seu transporte.

Conclusão

A constatação que chegamos, então, é de que a comunicação no terminal portuário precisa de um sistema integrado para:

  • Agilizar a organização de seus armazéns e pátios;
  • Manter importadores, exportadores, agentes de carga, despachantes, traders, operadores do terminal, Receita Federal e outros órgãos anuentes informados sobre a movimentação e armazenagem das mercadorias.Manter os registros organizados para ter uma alta rastreabilidade e histórico dos processos;
  • Facilitar o trabalho de todos os envolvidos.

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