É possível ter comunicação integrada nas diferentes etapas de um processo de comércio exterior?
Você já se perguntou a importância de ter uma comunicação integrada na gestão aduaneira em uma operação no comércio exterior?
Sabemos que, apesar de possuir desafios, o comércio internacional apresenta diversas oportunidades para as empresas atingirem seus objetivos e se consolidarem no mercado.
E, já que no mercado interno existe concorrência internacional, elas buscam o mercado externo, estrategicamente, para aumentar seus ganhos e fortalecerem seu posicionamento.
Contudo, para que essa expansão não seja um tiro no pé, a empresa precisa melhorar sua atuação e adotar práticas mais eficazes relacionadas à experiência do cliente.
A comunicação integrada na gestão aduaneira é uma delas.
Por isso, hoje veremos o que é gestão aduaneira, qual é o papel da tecnologia nela e a importância da comunicação entre diferentes áreas.
O que é gestão aduaneira?
Antes que olhemos para a comunicação integrada na gestão aduaneira, precisamos entender o que é a gestão aduaneira em si.
Como você certamente sabe, as operações de comércio exterior são processos complicados e que precisam ser muito bem gerenciados.
Quando ocorre essa boa gestão, a empresa consegue reduzir custos e evitar atrasos, o que, por consequência, aumenta sua competitividade e a satisfação dos clientes.
Por isso, cada pequena parte do processo de importação ou exportação precisa ser planejado, gerido e executado com atenção e cautela.
Nesse sentido, as principais partes que o formam são: comercial, logística, cambial e aduaneira.
Quando tratamos da parte aduaneira, que veremos com detalhes nesse texto, nos referimos a todos os trâmites aduaneiros.
Eles envolvem, por exemplo, o desembaraço aduaneiro, a tributação, os regimes especiais, a habilitação no RADAR (Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros) e a Classificação Fiscal da Mercadoria (NCM).
Dessa forma, a gestão aduaneira é a administração de todos os aspectos desses trâmites aduaneiros no processo de importação e exportação de mercadoria.
E, por administrar, entendemos não apenas o planejamento e organização, mas também o acompanhamento e controle dos trâmites.
Um aspecto crucial – e que garante a eficácia – da gestão aduaneira é o gerenciamento de prazos.
E, só para ilustrar, no sistema aduaneiro brasileiro o agente do comércio exterior precisa atuar com cuidado nos seguintes aspectos:
- Exigência – ou não – de um licenciamento na importação;
- Classificar o produto na NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) correta;
- Verificar se há acordos internacionais, no âmbito do Mercosul ou da ALADI (Associação Latino-Americana de Integração), sobre aquela mercadoria;
- Aferir se ela pode se beneficiar de algum regime aduaneiro especial;
- Conhecer os impostos incidentes; e
- Identificar os demais custos aduaneiros.
Entenda sobre as diferentes áreas de um processo de comércio exterior
Outro ponto importante para tratarmos da comunicação integrada na gestão aduaneira são as áreas e agentes envolvidos no comércio exterior.
Só para exemplificar, alguns deles são:
- Importador: pessoa jurídica que realiza a compra de mercadorias estrangeiras em seu nome a Declaração de Importação (DI / DUIMP). Além disso, precisa contribuir com os impostos incidentes na importação e guardar os documentos referentes a ela por no mínimo 5 anos.
- Exportador: responsável pela comercialização de mercadorias fabricadas em seu país para clientes de outros países. Assim como o importador, deve guardar os documentos referentes à operação por no mínimo 5 anos.
- Despachante aduaneiro: acompanha o processo de desembaraço aduaneiro, até a liberação da carga na alfândega. Ademais, registra a DI / DUIMP ou a DU-E (Declaração Única de Exportação) no SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior) em nome do importador ou exportador. Por isso, deve possuir procuração e credenciamento no SISCOMEX.
- Agente de carga: pessoa jurídica, prestadora de serviço, responsável por intermediar a relação comercial entre a companhia de transporte internacional e o contratante, que pode ser exportador ou importador a depender do INCOTERM (Termo Internacional de Comércio) da negociação internacional. Também é responsável por contratar o transporte e seguro de cargas em nome de seu cliente.
- Transportador internacional: empresa que realiza o transporte da carga importada ou exportada.
- Depositário: na importação, responsável por guardar a mercadoria perante autoridades aduaneiras. Na exportação, responsável por receber a carga e informar sua disponibilidade para ser exportada.
- Operador portuário: pessoa jurídica autorizada a movimentar e armazenar a carga em um porto.
Qual o papel da tecnologia na gestão aduaneira?
Vamos, portanto, conhecer o papel da tecnologia na gestão aduaneira.
Assim como qualquer outro processo, a tecnologia auxilia sobremaneira nessa parte das operações de comércio exterior.
Isso porque ela aumenta a produtividade ao diminuir os trabalhos repetitivos, facilitar o armazenamento e troca de informações e permitir acompanhamento em tempo real.
Logo abaixo, vamos conhecer um pouco mais sobre esse papel.
Integrar processos
Em primeiro lugar, temos o papel de integrar os processos para alcançar a uma comunicação integrada na gestão aduaneira.
Muitas vezes, os dados de uma operação de comércio estão distribuídos entre os diversos atores, dificultando a troca de informações e a agilidade do processo.
Por isso, uma comunicação integrada é essencial!
É importante que todos os atores envolvidos trabalhem com um mesmo sistema, uma ferramenta única capaz de centralizar e gerir todas as etapas do processo.
Dessa forma, o importador, o exportador, o despachante e o agente terão acesso à mesma informação, ao mesmo tempo.
Ou seja, o compartilhamento de dados acontecerá concomitantemente e os processos estarão mais conectados entre si.
Acompanhar a movimentação da carga em tempo real
Em segundo lugar, para se ter uma comunicação integrada na gestão aduaneira, é preciso haver um acompanhamento da movimentação da carga em tempo real.
Um exemplo de como isso é possível é o Sistema de Gerenciamento de Armazém, do inglês Warehouse Management System (WMS).
Com um sistema como esse, é possível monitorar e integrar os processos de venda, transporte e recebimento de mercadorias, bem como gerenciar o estoque.
Já que possibilitam o monitoramento em tempo real da carga, softwares como o WMS automatizam processos, diminuem tarefas repetitivas e dão mais segurança às operações.
Com a informações centralizadas, se nota mais rapidamente casos de extravio, desvios de rota e outras possíveis complicações da carga.
Redução de custos e aumento da transparência
Por fim, uma consequência da comunicação integrada na gestão aduaneira é a redução de custos e o aumento da transparência.
Com respeito à redução de custos, um grande avanço da tecnologia é a eliminação da necessidade de armazenar e enviar ou receber documentos físicos.
Além disso, reduz a necessidade da intervenção humana, sobretudo em atividades manuais e rotineiras.
Fato é que, certamente, com a comunicação integrada, o despacho aduaneiro se torna mais transparente.
Isso acontece uma vez que as empresas podem monitorar o processo de suas mercadorias e obter atualizações, em tempo real, a qualquer momento.
Como a tecnologia pode auxiliar na comunicação entre diferentes áreas de um processo de comércio exterior?
Com esses tópicos que vimos anteriormente, já pudemos ter uma noção de como a tecnologia pode permitir uma comunicação integrada na gestão aduaneira.
Entretanto, o uso da tecnologia traz mais uma consequência positiva, que ainda não abordamos.
Caso os atores envolvidos na operação possuam uma comunicação integrada, com rápido compartilhamento de informações e atualização a respeito da carga, a rastreabilidade aumenta.
Em outras palavras, se torna mais fácil saber exatamente onde a carga está em determinado momento.
Por conseguinte, qualquer imprevisto que acontecer com as mercadorias será rapidamente percebido, possibilitando que seja resolvido em tempo recorde.
Se não houvesse a comunicação integrada, o repasse de informações entre os atores seria infinitamente mais demorado.
Portanto, a empresa transmite mais confiança, adotando uma postura de rápida resolução de problemas, e agrega valor para o cliente, se mostrando ágil e eficiente.
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