É fato: toda empresa precisa lidar com inúmeros documentos diariamente. Mas, a longo prazo, armazenar este arquivo pode representar um grande desafio. Por isso, é importante contar com uma boa gestão de documentos.
Não à toa, ela tem se tornado, cada vez mais, uma das prioridades das empresas comprometidas com grandes resultados. Isto porque a organização do arquivo tem relação direta com o sucesso de um negócio à medida que facilita o acesso às informações no dia a dia e garante a segurança de dados importantes.
Mas, será que a sua empresa tem realmente feito uma boa gestão desse arquivo? Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura! No blog de hoje, vamos falar sobre o que é gestão de documentos, como fazer e qual o impacto para o seu negócio.
O que é gestão de documentos?
De maneira geral, a gestão de documentos diz respeito aos processos que envolvem a produção, utilização e destinação dos documentos de uma empresa de maneira organizada e eficiente.
Afinal, a tendência é que as organizações armazenem um número crescente de informações ao longo do tempo. Como por exemplo:
- contratos;
- guias de impostos;
- documentos fiscais e/ou aduaneiros;
- folhas de pagamento.
Neste cenário, o armazenamento de dados de forma dispersa ou desorganizada pode impactar diretamente na eficiência de demandas internas. Afetando fatores como a velocidade de andamento dos processos ou até a perda de informações importantes.
Benefícios para o setor de logística
Alguns dos principais benefícios da gestão de documentos para a gestão logística são:
- facilidade para consulta e análise de informações;
- mais segurança no armazenamento de dados;
- maior controle de acessos aos documentos;
- redução de erros operacionais;
- processos internos bem definidos.
O benefício mais visível da gestão de documentos para a rotina do setor de logística é a maior facilidade para consulta e análise de informações. Pois, uma vez que os dados estejam armazenados de forma estratégica, é possível não somente ter um acesso mais eficiente à informação, mas também extrair insights relevantes com mais facilidade.
Outro ponto importante deste processo também torna o armazenamento de dados mais seguro. Isto porque esta estratégia garante que informações essenciais, como documentos fiscais e relatórios gerenciais, não serão perdidos.
Além disso, a gestão de documentos proporciona maior controle de acesso sobre os dados. Principalmente em sistemas digitalizados. O que facilita acompanhar o histórico de acesso à determinada informação.
Nesse sentido, outra vantagem é a redução dos riscos logísticos de erros operacionais. Afinal, o acesso facilitado auxilia a checagem de informações. Além de possibilitar o contato direto com quem criou ou editou o documento para tirar dúvidas que possam surgir.
Por fim, a soma de todos esses fatores resulta em processos internos mais bem definidos. O que ajuda a tornar a gestão de documentos segura, auditável e controlada. Facilitando o andamento de demandas internas e otimizando o desempenho de tarefas.
Quais são as fases da gestão de documentos?
Para garantir que a gestão de documentos seja realizada de forma 100% eficiente, é importante que ela seja dividida em etapas que ajudem a planejar cada processo. São elas:
Produção de documentos
A etapa de produção de documentos é que vai determinar a eficiência de todas as outras. Isto porque, este é o momento de definir as normas que vão orientar a criação e armazenamento das principais informações da empresa.
Para isso, neste processo é importante definir se o documento deverá ser criado de maneira física ou digital. Ou em documentos de texto ou planilhas, por exemplo. Além de especificar exatamente onde ele deverá ser armazenado.
Assim, o objetivo principal desta etapa da gestão de documentos é estabelecer boas práticas e garantir todo o suporte necessário para uma gestão de armazenagem eficiente de documentos.
Utilização dos documentos
A segunda etapa da gestão de documentos é a utilização. Ou seja, a forma como as informações armazenadas serão recuperadas para ser utilizadas nas tarefas da empresa.
Para que esta utilização seja prática e eficiente, é importante adotar estratégias de classificação padronizadas. Sempre indicando a origem do documento e a forma correta para arquivá-lo.
Dessa forma, é possível assegurar um acesso rápido às informações. Além de permitir que os materiais, locais e equipamentos para sua armazenagem sejam selecionados corretamente.
Destinação dos documentos
A etapa de destinação é o momento de decisão sobre quais documentos devem ser preservados e quais podem ser descartados. O que é um processo fundamental para evitar o acúmulo desnecessário de dados em servidores.
Neste cenário, esta etapa pode ser considerada uma das mais importantes da gestão de documentos. Isto porque, em muitos casos, ela é decisiva e não pode ser desfeita.
Por isso, é preciso estar atento e verificar com atenção quais documentos precisam ser mantidos por questões legais ou administrativas e por quanto tempo.
Consequências da má gestão de documentos
Até aqui entendemos o que é a gestão de documentos e quais são suas etapas dentro de uma organização. Mas, afinal, qual é o impacto real que uma má administração de arquivos armazenados pode trazer para a sua empresa?
Dificuldade de localizar informações
Não é difícil imaginar que a primeira consequência de uma má gestão de documentos é a dificuldade de localizar informações pelos próprios colaboradores. O que, é claro, tem um impacto direto na velocidade e eficiência dos processos.
No geral, é comum relacionarmos a desorganização que dá origem a esta dificuldade ao armazenamento de documentos físicos. É verdade que este é um cenário muito comum. Principalmente se imaginarmos pilhas de documentos gerados ao longo dos anos se acumulando dentro de armários.
Entretanto, ele não é o único. Afinal, você ainda pode manter as informações mais importantes da sua empresa armazenadas em um HD ou em um sistema de nuvem. Mas, se não classificá-las em pastas e categorias, a desorganização e a dificuldade de localizá-las será a mesma — ou maior — do que com as pilhas de papéis.
Perda de documentos e dados
Como vimos, a perda de documentos e dados importantes também é um dos principais resultados da falha na gestão de documentos — geralmente, ela também é um dos primeiros sinais de alerta.
A grande questão é que além de atrapalhar o fluxo dos processos internos de rotina, esta perda também pode representar problemas ainda maiores em situações como:
- fiscalizações;
- licitações;
- imposto de renda;
- auditorias;
- recolhimento de tributos.
Tudo isto além do retrabalho para emitir os documentos novamente caso a perda seja definitiva e os custos envolvidos em cada emissão. Por isso, o ideal é que a gestão de documentos seja feita, principalmente, de maneira digital.
Tomadas de decisões ruins
Não é segredo que realizar uma análise completa do cenário e da situação da empresa é uma das principais ações antes de tomar uma decisão. Ainda mais quando falamos de decisões estratégicas e que terão um grande impacto para os negócios.
Assim, para tomar a decisão mais assertiva é fundamental checar os documentos que contextualizam a situação atual da organização. Além daqueles que resgatam um histórico de situações parecidas.
O mesmo também se aplica a colaboradores que estiverem na linha de frente de negociação com novos clientes. A checagem de exemplos anteriores ou acesso a um guia, ou passo a passo pode ser determinante para a segurança das suas ações. E, consequentemente, do sucesso da negociação.
Aumento da Burocracia
Outra consequência negativa de falhas na gestão de documentos é o aumento da burocracia que envolve os processos. Isto porque, se você não mantém seus documentos bem organizados, dificilmente sabe onde cada um se encontra.
Isto faz com que seja necessário procurá-los novamente cada vez que alguém precisa deles. Neste processo, pode acontecer de um colaborador ter acesso a uma informação restrita.
Além disso, existe também toda a burocracia envolvida para refazer os documentos, caso seja necessário. E os atrasos que isto pode causar caso seja uma situação de urgência. Como fornecer este dado para um fiscal, por exemplo.
Insegurança sobre o futuro
Quando uma organização é fundada, nascem, com ela, sua missão, visão e valores. Ou seja, o propósito que a faz existir, o objetivo que deseja alcançar e os ideais que orientam a sua cultura organizacional.
Estes fatores também precisam ser facilmente identificados por todos os stakeholders do negócio. Assim, é possível criar mais autoridade e credibilidade dentro do mercado competitivo.
A princípio, pode parar confuso. Mas, acredite: isto tem total relação com a gestão de documentos. Pois, qualquer ineficiência neste setor pode refletir em um grande impacto logístico que poderá deixar sua empresa suscetível ao fracasso.
Dificuldade em fechar vendas e perda de clientes
O resultado de tudo isso não poderia ser outro: a perda de clientes. Afinal, um dos principais fatores que levam os consumidores a fecharem uma compra é a segurança daquele processo. E se a sua empresa não passar essa sensação, dificilmente conseguirá atingir grandes resultados.
Caso um cliente solicite um orçamento ou minuta de contrato, por exemplo. Se você enviar este material em um curto espaço de tempo, é muito provável que tenha boas chances de venda.
Por outro lado, caso você demore a realizar o envio por não conseguir achar o arquivo — e, pior, o cliente perceba esse descuido —, é um alerta imediato para falta de credibilidade. O que coloca em risco todo o processo de negociação.
Além disso, com esta situação você também pode perder um valioso aliado do seu negócio: o marketing boca a boca. Isto porque, dificilmente esta pessoa que desistiu da compra irá indicar a sua empresa para outras pessoas.
Aumento de custos dos processos
Por fim, é fácil deduzir que todas essas consequências de uma má gestão de documentos levam a um aumento de custos dos processos. Um dos principais fatores para isso são os gastos com emissão de novos documentos em caso de perdas, como vimos.
Ainda assim, ainda existem outros custos a serem considerados. Um exemplo é o investimento em equipamentos e utensílios para quem ainda trabalha com documentos físicos.
Como desumidificadores, para controlar a umidade do ar e prevenir a proliferação de fungos e bactérias. E também mais armários para armazenar novos documentos que serão gerados no decorrer do tempo.
Além disso, é preciso considerar que o tempo que os colaboradores gastam para encontrar os documentos necessários para uma negociação comercial também está diretamente relacionado ao sucesso da captação de novos negócios. E, consequentemente, do lucro da empresa.
Como realizar uma boa gestão de documentos?
Diante de tudo o que vimos, fica clara a importância de saber como fazer uma boa gestão de documentos. Mas, para organizar arquivos — sejam eles físicos ou eletrônicos — é essencial adotar algumas boas práticas internas.
Por isso, listamos 6 dicas que vão te ajudar a fazer uma gestão de documentos mais eficiente e segura na sua empresa. Confira!
Reserve um local para a guarda de documentos físicos
Ainda que a digitalização seja a maneira mais moderna e segura de armazenar informações importantes, ainda é necessário manter alguns documentos físicos dentro de uma empresa. Principalmente aqueles que precisam ser armazenados por um período maior de tempo.
Por isso, a primeira dica é: tenha um local apropriado para estes arquivos. O que inclui desde gavetas e armário de boa qualidade a espaços bem arejados. Tudo para garantir a preservação do bom estado dos arquivos.
Além disso, não se esqueça de estabelecer um padrão para a primeira fase da gestão de documentos: a criação. Como vimos, é fundamental definir todos os detalhes do armazenamento destes dados. Como a opção pelo armazenamento por ordem alfabética, por data, por importância ou por departamentos.
Tenha uma rotina de digitalização
Outra dica essencial para uma boa gestão de documentos é estabelecer uma rotina de digitalização dos arquivos. Afinal, em um cenário de transformação digital, ter um backup de arquivos em HD ou em nuvem significa estar preparado para ser mais competitivo no futuro.
Por isso, alinha com as equipes este objetivo e reserve um espaço para que cada setor deposite aquilo que deve ser digitalizado. Em seguida, determine um horário semanal ou diário, a demandar do volume de documentos, para que essa atividade seja realizada.
Nesses casos, o ideal é que o seu negócio possa contar com um equipamento específico e qualificado para fazer a digitalização. Entretanto, é possível contar com aplicativos de celular que já desempenham esta função, caso não seja possível.
Considere a temporalidade
Como vimos, alguns documentos precisam, necessariamente, ser guardados por um período de tempo. Porém, um dos erros mais comuns é não conhecer a temporalidade de cada um desses arquivos.
Isto porque, dessa forma, as empresas podem acabar acumulando muito mais do que aquilo que seria realmente necessário. O que dificulta a otimização de espaço — seja físico ou virtual. Além de representar mais um obstáculo para encontrar outros arquivos que podem ser úteis.
Para evitar essa situação, esteja atento ao tempo que cada um dos principais documentos precisa ser armazenado. Contas de luz e telefone, por exemplo, possuem um prazo de 3 meses até 50 anos de validade.
Por outro lado, documentos como IPTU e extratos bancários têm um prazo de 5 anos. Já as escrituras de imóveis, PIS e carteira de trabalho têm validade permanente. Por isso, devem ser devidamente guardadas em um local seguro.
Construa uma política de uso dos documentos
Uma dica importante para otimizar a gestão de documentos é especificar a política de uso dos arquivos mais importantes. Ou seja, estabelecer regras junto a todas as pessoas com acesso a estes documentos para que eles sejam utilizados adequadamente.
Para isso, um primeiro passo é definir quais são os colaboradores e departamentos que poderão ter acesso a cada tipo de arquivo. Bem como os procedimentos necessários para solicitá-lo, as informações que serão compartilhadas e as boas práticas de uso.
Realize backups com regularidade
Tão importante quanto manter a digitalização dos arquivos em dia é realizar backups destes materiais. Esta é uma política essencial para garantir a integridade dos documentos importantes para a empresa em casos de problemas no HD ou ataques cibernéticos, por exemplo.
Por isso, crie o hábito de realizar backups com certa frequência. Como quinzenalmente ou mensalmente. Assim, você garante que as informações do seu negócio estejam sempre seguras e atualizadas.
Utilize a tecnologia a seu favor
Diante de tudo o que falamos, fica claro que realizar todos estes processos pode demandar muito tempo e esforço dos colaboradores se feito de forma totalmente manual.
Por isso, investir em tecnologias, como um software de gestão de documentos, é uma medida essencial para empresas que estão realmente comprometidas em otimizar tarefas e garantir mais praticidade e eficiência.
Neste cenário, o ideal para os setores logísticos é contar com um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) que garanta o controle total da informação do estoque por meio de qualquer dispositivo e em tempo real.
Dessa forma, tanto gestores quanto colaboradores podem ter acesso rápido às informações e desempenharem suas tarefas de maneira mais prática e assertiva. O que possibilita que o tempo e esforço seja empenhado em funções mais estratégicas dentro da organização.
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