O que é digitalização de processos no comércio exterior?
No mundo em que vivemos a digitalização de processos no comércio exterior é um ponto chave para tornar as empresas mais eficientes e, por consequência, mais competitivas.
Ao contrário do que se pode pensar, digitalizar não é apenas manter arquivos digitais em rede. É automatizar a operação na sua totalidade para aumentar os resultados da empresa.
Se você já é um entusiasta do tema ou se está dando os primeiros passos neste mundo que já é realidade no nosso dia a dia, junte-se a nós neste artigo. Vamos abordar importantes aspectos e os impactos dessa realidade.
Por que a digitalização de processos impacta na gestão operacional do comércio exterior?
Na era da informação, receber uma notícia ou executar uma ação um segundo mais tarde pode custar toda uma operação.
No comércio exterior essa realidade é ainda mais dura do que em outras áreas. Tralhamos com mercadorias que estão do outro lado do mundo, portanto, não antever um problema ou evitar um erro podem gerar a famosa parada de fábrica.
Nesse sentido, a digitalização de processos no comércio exterior impactou positivamente nossas vidas. Através de aplicativos e softwares conseguimos saber exatamente onde nossa mercadoria se encontra, em qual estágio ela está e qual a previsão de recebimento.
Além disso, através de ferramentas digitais específicas podemos colocar travas sistêmicas que impedem que determinada ação seja concluída sem que uma informação crucial esteja presente e essa ausência coloque em risco a operação no futuro.
Como a digitalização de processos funciona no comércio exterior?
Conforme introduzido nos tópicos anteriores, a digitalização de processos no comércio exterior visa substituir o analógico pelo digital.
Na prática, ela funciona ao eliminar processos repetitivos e que por muitas vezes são monótonos, trazendo, em resumo, uma solução mais tecnológica. Por exemplo, na gestão de arquivos.
Quem nunca entrou em uma empresa e se deparou com uma grande sala cheia de papéis antigos que atire a primeira pedra. Em épocas passadas isso era muito comum, já que é preciso que certos documentos sejam guardados por no mínimo 5 anos antes de serem descartados.
Estes arquivos precisavam ser geridos por certa quantidade de pessoas que, além de guardarem, precisavam verificar se já estava no tempo de descartar os documentos.
Mas o que acontece se o arquivo é descartado antes do tempo por erro, e justo aquele documento é solicitado em uma auditoria?
Bom, se a empresa tivesse uma cópia, o que raramente acontecia, ela poderia apenas buscar esta cópia, seja lá onde estivesse. Entretanto, como isso não era muito comum, só restava a opção de pagar as multas e sofrer as penalidades.
Já mencionamos que a gestão de arquivos digitais não é a única ferramenta da digitalização de processos no comércio exterior. Apesar disso, acreditamos que é o exemplo que melhor descreve qual é o impacto negativo de ainda contar apenas com funções analógicas para processos que podem ser realizados de forma mais segura caso estejam no mundo digital.
No exemplo acima, caso a empresa já fizesse uso de um arquivo digital, o gestor apenas digitaria na barra de busca o que precisa e em apenas alguns minutos teria o arquivo em mãos.
Comex 4.0
Desde a Revolução Industrial estamos em constante evolução, e no comércio exterior estamos entrando no chamado Comex 4.0.
Essa nova era está sendo marcada pela grande inovação e automação por parte de empresas importadoras e exportadoras, e por empresas como a nossa. Tais empresas são especializadas na criação e oferta de ferramentas tecnológicas específicas cuja finalidade é trazer mais clareza e segurança para toda a cadeia logística.
Entretanto, a digitalização de processos no comércio exterior não está sendo seguida apenas pelo setor privado. Nos últimos anos o governo federal também vem automatizando seus processos através dos chamados Novo Processo de Importação (NPI) e de Exportação.
Essa mudança por parte do governo vem para trazer mais segurança para as empresas que operam no setor e trazer mais confiabilidade nas informações prestadas.
Dessa forma, está sendo criada uma cadeia na qual operar de forma manual ficará cada dia mais difícil. Ainda dentro do NPI, podemos citar o Catálogo de Produtos na importação, uma solução encontrada especialmente para aquelas empresas que não tinham o hábito de manter um banco de dados ou de atualizá-lo de tempos em tempos.
Todas essas soluções citadas aqui servem para interconectar e inter-relacionar as informações a fim de evitar fraudes, descobrir falhas logísticas, diminuir gargalos produtivos de qualquer ordem e melhorar o relacionamento entre todos os intervenientes do comércio exterior.
Quais os benefícios da digitalização de processos no comércio exterior?
A partir do entendimento acerca da digitalização de processos no comércio exterior e quais os seus impactos, chegou a hora de relacionarmos os seus benefícios.
Veja abaixo quais são eles e entenda ainda melhor o porquê a sua empresa já deveria estar operando neste novo modelo de negócio.
Redução de erros
Estamos habituados a lidar diariamente com Licenças de Importação (LI), Declaração de Importação (DI), Declaração Única de Exportação (DU-E), AWB (Airway Bill), BL (Bill of Lading), entre outros.
Entretanto, você já parou para pensar na quantidade de informação que apenas um destes documentos carrega?
Apenas para mencionar brevemente, existem as questões de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), descrição, carga tributária, benefícios de impostos, regimes aduaneiros, etc.
Diante disso, apesar de não ser impossível, é muito arriscado seguir com emissão destes documentos de forma manual. Esquecer um dado ou errar a digitação de outro pode levar a sua empresa a pagar multas ou sofrer outras penalidades.
Esse contexto pode ser evitado com a adoção de softwares. Eles impedem que a operação siga com dados incompletos e incorretos. Já que eles estão, em sua maioria, parametrizados para encontrar e bloquear divergências de informação e omissão de dados.
Isso significa que a empresa diminuirá significativamente a ocorrência de erros. Além de poder agilizar a realização da tarefa, o que por sua vez possibilitará que a empresa redesigne funcionários para outras funções mais importantes.
Gestão da informação
Na gestão da informação, a digitalização de processos no comércio exterior vem para interconectar a operação. Podemos citar os muito bem conhecidos sistemas ERP, que são uma plataforma multiconectada, onde todos os dados se tornam interdependentes.
Dessa forma, um gestor pode buscar desde informações sobre a produção do material até mesmo como foi conduzida a parte financeira de geração de custos e formação de preço de venda.
Ou seja, torna mais transparente todo o processo em si. Além de fazer com que o compartilhamento de dados se dê de forma mais rápida e direta, facilitando a tomada de decisão.
Segurança
Além de tudo isso, a digitalização de processos no comércio exterior traz mais segurança para as empresas. Isso porque com ela é possível saber quem, quando e como a carga ou o dado foi manipulado, sendo possível chegar à causa raiz de um problema ou facilitar o questionamento sobre o motivo de determinada ação ter sido tomada.
Além disso, através do Decreto nº 10.550/2020 que autorizou o uso da assinatura eletrônica, ficou impossível que um documento assinado por meio de certificado digital seja falsificado ou alterado. Assim, isso criou um ambiente protegido tanto para a empresa quanto para o governo, pois facilitou a determinação de responsabilidade.
A relação da sustentabilidade com a digitalização de processos no comércio exterior
Nos últimos anos a preocupação com o meio ambiente vem crescendo e, portanto, políticas públicas e privadas vêm sendo criadas para evitar a degradação acentuada do meio ambiente para, na medida do possível, restaurar aquilo que já foi destruído.
Atualmente existem empresas que apenas firmam contratos de parceria comercial quando este parceiro possui políticas ou selos ambientais. Um exemplo é a certificação EcoVadis, que avalia o quão sustentável uma empresa é.
Nesse sentido, a digitalização de processos no comércio exterior vem de encontro a essa necessidade. Já que, ao digitalizar, as empresas utilizam menos papel, menos tinta de caneta e impressão, entre outras reduções em cadeia que preservam o meio ambiente.
Como pudemos demonstrar, não é apenas no campo produtivo que a digitalização se faz essencial. É também no campo ambiental, para podermos deixar um planeta saudável para as próximas gerações.
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