O setor portuário e de armazém em geral enfrenta desafios contínuos na gestão das operações. Bem por isso, fazer a correta gestão de armazenagem e assegurar a qualidade nesse processo é essencial para reduzir gargalos e aumentar o desempenho da logística e das tarefas realizadas.
Dentre os grandes desafios estão o controle de quantidades, mercadorias, datas de transporte, prazos, comunicação com clientes e destinos, apenas para citar alguns exemplos. Além disso, as questões aduaneiras, como documentação para entrada em outro país, fazem parte da realidade de um terminal logístico e também precisam ser conhecidas.
Porém, contar com uma solução para gestão aduaneira e entender quais são os pontos que precisam ser reforçados para atender as necessidades acima descritas é algo que pode mudar totalmente a forma como a sua empresa faz esse controle e conduz as operações para sucesso em seu desempenho.
Para te ajudar a entender passo a passo as melhorias que podem ser feitas e como garantir uma gestão de armazenagem eficiente, este conteúdo irá detalhar as funções dela, a importância do planejamento e dicas sobre como fazer isso. Confira:
Funções da armazenagem
A armazenagem é uma importante etapa para garantir o abastecimento e a viabilidade de entrega de produtos em diversos segmentos do mercado. Desse modo, ela irá abranger todas as fases de administração de cargas para que isso aconteça.
É importante não confundir essa função com o transporte e a logística em si, mas cabe entender que a qualidade desses processos posteriores também têm relação com o nível de organização e eficiência do primeiro, que é a armazenagem.
Uma armazenagem eficiente irá oferecer todas as condições para que a logística não atrase, para que as cargas estejam disponíveis nas quantidades e especificações ideais e para que lojas e pontos de vendas recebam as mercadorias e suprimentos que precisam, com a frequência necessária.
A principal das funções é, portanto, permitir uma “ponte” estruturada entre fornecedor e comprador. Centros de distribuição e armazéns se configuram em essenciais espaços para que toda uma cadeia de demandas seja cumprida, merecendo adequada atenção em processos de gestão, assim como tecnologia, que auxilie em sua eficiência.
O que a armazenagem abrange?
Faz parte da armazenagem etapas desde o recebimento de mercadorias, vindas dos produtores ou fábricas, como a estocagem, a gestão de solicitações e encomendas, geralmente oriundas de setores de compras de empresas e, por último, até a expedição.
A estocagem é o processo de acomodação dos produtos, de forma que fiquem bem conservados e também organizados para pronta separação e destinação a variados clientes, conforme o fluxo de pedidos.
Um elemento muito importante em toda essa engrenagem, como se pode imaginar, é a comunicação. É por meio dela que se torna possível apurar quais peças ou mercadorias são necessárias, a proveniência, os prazos, os destinos, a entrega, a satisfação dos clientes e também trabalhar a qualificação da equipe.
A integração do sistema portuário é um ponto muito importante nesse sentido, para ajudar na centralização de informações e facilitar todas as interações que envolvam dados referentes à armazenagem, recepção e expedição de produtos.
Os depósitos, por sua vez, são espaços que também fazem parte da armazenagem e precisam ser gerenciados adequadamente, desde o layout até o levantamento de quantidades, fontes e destinação. Unir todos esses pontos muitas vezes requer um software ou tecnologia que auxilie no controle de tudo o que acontece.
Por que o planejamento do sistema de armazenagem é importante?
O planejamento em torno da gestão de armazenagem é essencial para otimizar os recursos disponíveis, o espaço, as equipes e as operações. Com isso, se tem menos perda, identifica-se gargalos e encontra-se maior eficiência.
O resultado pode ser agilidade, economia e maior capacidade de atendimento, o que fornece ao local possibilidades de crescer e expandir.
Além disso, adequar-se às leis fiscais é algo que faz parte do planejamento e irá garantir que não se tenha problemas de regulamentação. É o caso do programa OEA, que prevê certificações em relação às cargas, auxiliando até na segurança das mesmas.
Preocupar-se com isso é essencial para garantir toda a tramitação legal das cargas e garantir que o local não tenha nenhum problema com a gestão de armazenagem, o que, se acontecer, pode acarretar prejuízos, multas, apreensão e até eventual desgaste.
Sem ela, vale lembrar, pode haver até risco de desabastecimento de pontos que dependam exclusivamente do atendimento de determinado centro de distribuição.
O que é gestão de armazenagem?
Nesse contexto, gestão de armazenagem é todo o conjunto de esforços em torno de permitir que seja mais organizado, produtivo, seguro e eficiente o ambiente e o processo global de armazenamento de mercadorias, inclusive no que se refere ao ciclo de vida dos produtos, para entender qual a real demanda deles.
Somente dessa forma é que o armazém ou centro de distribuição consegue ajustar sua operação, seu espaço e sua capacidade de atendimento de forma a extrair o máximo de resultados. Algo a ser considerado nesse âmbito é também a flexibilidade.
Saber como ser flexível, de acordo com a oscilação de demandas, é uma outra técnica que faz parte da boa gestão. Do mesmo modo, saber priorizar o que é mais urgente ou importante para conseguir lidar com todas as demandas no tempo certo é essencial, pois isso garantirá equilíbrio às operações.
Logo, vê-se que a gestão é algo complexo, que requer visão de todo. Por esse motivo, vai movimentar uma série de conhecimentos por parte do gestor, mas também exigirá colaboração. Desse modo ela tem dois lados: o operacional e o estratégico.
O estratégico estará sempre atento não só à qualidade dos processos que ocorrem, mas à antecipação de demandas, insights, planejamento e visão de futuro, para que o local possa sempre estar atualizado.
Diferença entre estoque e armazenamento
A princípio eles podem parecer a mesma coisa. Mas para compreender o que é gestão de armazenagem também é muito importante entender as diferenças entre estoque e armazenamento.
O estoque é a reserva de mercadorias, é um espaço normalmente com movimentação mais pontual.
Já a armazenagem não é exatamente um conjunto de produtos, uma reserva física. É o próprio processo. Sendo assim, ele é dinâmico, está o tempo todo acontecendo. A gestão da armazenagem é justamente isso: saber como conduzir esse processo, que não para.
O estoque é apenas uma parte da armazenagem, que divide-se ainda em vários tipos. A seguir explicaremos melhor cada um.
Tipos de armazenagem
A armazenagem pode ser feita em diferentes estabelecimentos e por isso podemos dizer que ela pode ter diferentes tipos. Ou, ainda, podemos nos referir a eles como sendo diferentes configurações de armazenagem. Veja:
Tipo
Para citar exemplos, é possível falar de estrutura ou tipo de armazém. Em relação ao tipo, o armazém pode ser próprio, ou seja, a empresa detém seu próprio espaço físico. Ou ele pode ser terceirizado (uma espécie de parceria). Nele, é outra empresa que gerencia, que fornece equipe, tecnologia e know-how para operar o espaço, que não é dela.
Sendo assim, uma empresa pode optar, caso ela tenha espaço suficiente, por montar sua própria operação.
Outras companhias, principalmente quando menores, podem preferir firmar esse acordo com armazéns terceiros para que não precisem montar sua própria estrutura, o que gera custos e exige maiores investimentos, inclusive em termos de equipe direcionada somente para esse tipo de operação.
Isso significa basicamente que uma empresa que produz suas mercadorias pode optar tanto por distribuir a partir de seu próprio armazém quanto por encaminhá-las a um armazém maior, de terceiro, que faz a distribuição de seus produtos e também de produtos de outras fontes.
Estruturas e modelos
Já quanto à estrutura, quando uma empresa tem seu armazém próprio, ela pode variar de acordo com o espaço disponível. Porém, também pode se organizar em função da localização de cada ponto possível, em vez de distribuir diretamente.
Tudo porque nem sempre uma empresa que trabalhe com o tipo de armazém próprio vai concentrar todos os produtos em um só local. Ela pode ter estruturas escalonadas, distribuídas geograficamente em pontos estratégicos. Esses diferentes endereços podem ser escolhidos em função do fácil acesso a rodovias para transporte.
Em outros casos, podem se concentrar em diferentes cidades, dependendo da demanda maior por uma mercadoria em determinada região ou não.
Por outro lado, existe o cross-docking praticado por grandes centros de distribuição que trabalham tanto com varejo quanto atacado. Nesse caso, as mercadorias vêm de diversas fontes, quando então é embalado e distribuído para cada destinatário previsto.
Como pode-se ver, cada forma de armazém pode ter suas especificidades. Portanto, a gestão de armazenagem deve considerar todos os tipos existentes de acordo com o tipo de negócio e também o mercado consumidor e providenciar amplas condições de funcionamento a cada um.
Como fazer uma gestão de armazenagem eficiente?
Os setores que trabalham com Comex, de uma forma geral já têm percebido a importância de aliar tecnologia ao dia a dia de tarefas portuárias e armazéns em geral. Mas além disso, há outras dicas que se colocadas em prática, podem fazer toda a diferença para uma gestão de armazenagem eficiente.
Muitas vezes é preciso olhar também o lado comercial, como fazer boas parcerias, ter fornecedores de confiança, que atuem com prazos e qualidade de entregas compatíveis com o nível de eficiência que o local pretende atingir.
Confira a seguir:
1- Mapeie os processos
Na gestão de armazenagem tudo deve começar pelo mapeamento correto dos processos. Assim é possível montar uma estrutura lógica para todo o caminho que a mercadoria percorrerá nesse ambiente.
Isso também permitirá o deslocamento do quantitativo exato de colaboradores necessários para cada subdivisão do trabalho.
A previsão de demanda também precisa ser incluída nesse esforço. Ela engloba acompanhar o que tem mais solicitação e mais saída e as épocas em que mais acontecem. Isso é fundamental para ter um bom processo de reposição instituído.
Considere também a opção de trabalhar com uma espécie de curva abc. Esse conceito prevê classificar os procedimentos por grau de importância. Assim, sua equipe nunca se sentirá perdida quanto ao que precisa ser feito primeiro e à ordem necessária de operações para garantir que nenhuma etapa seja deixada para trás.
2- Organize o layout do espaço
Não existe uma boa gestão de armazenagem sem uma organização do espaço físico adequada. Para isso, o mapeamento anterior também vai ajudar bastante. É necessário, desde o recebimento, estabelecer a classe de cada item, o local em que ele irá ficar e sua rota de saída.
Para tanto, é preciso ter boas noções de volume e tamanho de produtos, inclusive, além da quantidade em si. O tipo de mercadoria também deve ser levado em consideração para que não haja sobreposição de embalagens de modo que produtos frágeis venham a sofrer avarias ou danos.
A boa circulação no espaço também precisa ser prevista, para que exista livre trânsito de colaboradores e rapidez no momento dos despachos, assim como para evitar acidentes de trabalho.
3- Treine sua equipe
Em seguida, a sua equipe deve estar devidamente treinada para seguir as boas práticas de gestão de armazenagem. Para conseguir isso, é preciso muni-la de todas as orientações e informações necessárias para o trabalho e também, preferencialmente, de ferramentas que contribuam para maior produtividade no dia a dia.
A equipe precisa estar instruída para lidar com todas as etapas da armazenagem, que começam desde o recebimento, quando a conferência de notas fiscais precisa ser feita, até a expedição.
Prepare instruções claras, colocando-a a par dos processos mapeados e fornecendo preparo adequado para cada um deles. Delegue funções, institua indicadores de desempenho e também forneça atualizações constantes especialmente para quem trabalha diretamente com conferência da legislação.
Contar com um sistema WMS, ou seja, um sistema de gerenciamento de armazém, pode facilitar essa rotina de processos. Embora o treinamento seja importante, um sistema assim permitirá que o armazém conte menos com a experiência das pessoas, mas que ao mesmo tempo ajude-as a otimizar as funções que desempenham.
4- Invista em ferramentas adequadas
Por fim, para assegurar maior agilidade, produtividade e otimização à gestão de armazenagem, aposte em ferramentas adequadas. De forma modularizada ou integrada, é possível contar com um software de eficiência tanto para a gestão do armazém quanto para a gestão aduaneira.
Uma solução que funcione totalmente na web, ou nuvem, tudo o que você precisará é de conexão à internet para acompanhar a evolução dos processos de seu espaço ou espaços a partir de qualquer dispositivo móvel, de onde estiver. Isso traz praticidade e capacidade maior de tomada de decisões em momentos críticos, nos quais tenha que intervir.
Além disso, toda a operação pode ser facilitada, assim como seus trâmites burocráticos. No operacional, a colocação de itens no armazém (ou “put-away”) se torna otimizada se as informações em tempo real sobre status de uso e ocupação de prateleiras forem disponibilizadas.
Rotação de estoques e direcionamentos inteligentes de separação de pedidos dos clientes também podem adiantar bastante todo o processo. Outro benefício é que com o apoio de tecnologia para isso, reduz-se as chances de engano no trabalho totalmente manual. A consolidação de cross-docking de forma automática igualmente é um diferencial.
Por último, a parte administrativa pode se beneficiar da digitalização de documentos e consulta rápida a eles sempre que necessário. A comunicação mais fácil com clientes, transportadoras e fornecedores também garante que se rastreie adequadamente as mercadorias e se consiga dar posições mais consistentes aos clientes.
Após entender de forma descomplicada como a gestão de armazenagem se dá e de que modo se pode melhorar os processos envolvidos nela, fica mais fácil identificar quais pontos desse trabalho precisam ser aprimorados e aplicar as melhores dicas para torná-la mais efetiva.
Vale ressaltar, contudo, que o apoio de tecnologia é imprescindível para que um armazém, porto ou centro de distribuição tenha preparo e condições para lidar com essas demandas, principalmente em escala, oferecendo possibilidades de lidar com quantias maiores e exigências legais.
Com ela, é possível aumentar o rendimento, otimizar procedimentos logísticos, reduzir custos e tornar maior a produtividade de todas as equipes. Se o controle for facilitado por tecnologia que conecte processos operacionais, torna-se mais simples o gerenciamento mesmo à distância, o que contribui grandemente para ganho de tempo e eficiência.
A gestão de armazenagem torna-se um pilar importante, nesse sentido, tanto para a logística quanto para melhor aproveitamento de recursos e viabilidade de distribuição de produtos em diferentes nichos de mercado.
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